Como não rasgar dinheiro: 7 dicas (óbvias) para não ferrar sua gestão de contas a pagar

Se tem algo que 2025 não perdoa, é empresário distraído brincando de “achismo” no financeiro. E se você ainda está aí achando que contas a pagar é só pagar boleto e fazer Pix no prazo, parabéns, está no caminho certo… para o fracasso.

Junto com as contas a receber, o setor de contas a pagar é o que separa empresas saudáveis das que imploram cheque especial e vendem almoço para pagar o jantar. E não, não é exagero: paga fornecedor atrasado para ver se ele te liga desejando “feliz Natal”. Sem controle, sobra juros, multa, imagem no lixo e caixa no vermelho. Ótimo jeito de virar case de “o que não fazer” nos cursos de gestão.

Agora que já sabe que as contas a pagar não são apenas um castigo inevitável, mas o sistema nervoso da saúde financeira, aceite o fato: ignorá-las é suicídio financeiro. Só que tem um detalhe: em 2025, a desculpa de que “é muita coisa para controlar” não cola mais. O mercado está lotado de soluções de BPO financeiro e automações que até seu sobrinho de 15 anos saberia usar.

Então, bora encarar? Aqui estão 7 dicas que nem deveriam ser dicas, porque são o básico do básico para quem quer continuar no mercado sem depender de milagre.

1 – Registre tudo. Sim, até o cafezinho do estagiário.

Se na sua cabeça basta pagar e pronto, sinto informar: sua empresa já está tropeçando. Cada transação não registrada é um buraco no casco do navio. E adivinha? Ele afunda. Não interessa se foi o pagamento do fornecedor ou o licenciamento do software que ninguém usa, registre tudo. Sem frescura.

2 – Categorize ou prepare-se para o caos

Jogar tudo no Excel genérico com a aba “Contas” é pedir para se perder. Categorizar serve justamente para identificar o que drena seu caixa. Salário, imposto, fornecedor, multa, cafezinho, mensalidade do software inútil que ninguém cancelou tudo precisa de rótulo. Adivinha quem faz isso de forma automática? BPO financeiro decente.

3 – Fluxo de caixa: não é opcional

Se você ainda depende da intuição ou da planilha do estagiário para saber se vai dar para pagar as contas do mês, temos um problema. Planejamento de fluxo de caixa não é recurso de luxo, é manual de sobrevivência. Quem controla caixa sabe onde cortar, onde investir e, principalmente, quando parar de fazer bobagem.

4 – Priorize ou quebre

A grana não cai na conta toda de uma vez (spoiler: nunca caiu, nunca vai cair). Então, se ainda está decidindo pagamentos baseado em “quem grita mais alto no WhatsApp”, pare. Organize por vencimento e por impacto. Nem tudo que vence primeiro é mais importante do que manter seu fornecedor-chave satisfeito.

5 – Receber é tão importante quanto pagar (incrível, né?)

Muita empresa quebra não porque paga demais, mas porque recebe de menos. Se seus clientes pagam quando querem e você se contenta com “depois eu pago”, você está pedindo para virar ONG. Equilibre. Antecipe recebíveis quando for necessário, renegocie prazos com quem vende, mas pelo amor do caixa, pare de ignorar o lado das entradas.

6 – Previsão não é misticismo

Com tantos dashboards inteligentes por aí, só continua no escuro quem quer. BI, relatórios, indicadores em tempo real: ou você aprende a usá-los ou contrata alguém que saiba. Porque tentar gerir finanças em 2025 sem olhar indicadores é igual dirigir no nevoeiro sem farol — spoiler: o poste vem.

7 – Controle (de verdade) e monitore

Não adianta pedir para o financeiro “dar uma olhadinha de vez em quando”. Gestão de contas a pagar exige acompanhamento rigoroso e sistemático. Automatize, use dashboards, integre dados. E, se possível, terceirize para quem faz isso de olhos fechados o vulgo BPO financeiro e pare de perder tempo com o que não domina.

O resumo? Pare de ser amador.

Contas a pagar não são só um detalhe ou uma “tarefinha” do financeiro. É onde sua empresa evita (ou não) jogar dinheiro fora. E antes que alguém venha com o famoso “mas sempre foi assim”, saiba: o mercado está cada vez mais competitivo, com margens mais apertadas e custos invisíveis que só quem controla de verdade consegue cortar.

Se sua empresa não consegue nem saber de onde o dinheiro entra e para onde ele vai, talvez o problema não seja o mercado é só você mesmo.

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